»Schauplatz Zukunft«

Morgens um 6.00 Uhr, wenn es in den meisten Büros noch still und dunkel ist, fahren die ersten LKWs an der Rudower Chaussee 17 Ecke Volmerstraße vor. Exponate, Messetafeln, Prospekte und Werbematerial werden ausgeladen. Hilfesuchend wenden sich die Lieferanten an Elke Krettek und Silvana Schneider, die die Türen der Adlershofer Veranstaltungsräume bereits geöffnet haben, die Transporteure dirigieren, Waren entgegennehmen.

Schnelle Hilfe
Während Elke Krettek die gerade eingetroffenen Techniker einweist, versorgt Silvana Schneider inzwischen die hektisch herumlaufenden Aussteller: Der eine benötigt dringend eine Verlängerungsschnur, der nächste einen Internetanschluss, der dritte etwas Klettband, einem Anderen ist der Prospektaufsteller verloren gegangen und er benötigt einen Ersatz usw. 44 Messeaussteller sind zur microsys-Berlin angemeldet. Jeder hat in letzter Minute noch einen dringenden Wunsch, den die beiden Frauen schnell erfüllen müssen, bevor die Messe pünktlich um 9.00 Uhr ihre Türen öffnet. Und auch der Veranstalter der Messe hat kurz vor Beginn noch die rasche Bitte, einige Hinweisschilder anzubringen und Bescheid zu bekommen, wenn die Politprominenz eintrifft.

Routiniert und flexibel
Auch für den parallel zur Messe stattfindenden Kongress werden die zwei Veranstaltungsmanagerinnen gebraucht. Der erste Referent ist nervös, weil sich seine Powerpoint-Präsentation nicht über den bereit gestellten Beamer projizieren lassen will. Routiniert löst Elke Krettek mit wenigen Handgriffen das Problem und beruhigt den Referenten, bevor schon eine Gruppe bestellter DRK-Mitarbeiter auf sie zu steuert und versorgt werden will. Während Aussteller, Besucher und Kongressteilnehmer den Eröffnungsreden lauschen, bereitet das Team vom Veranstaltungsservice Adlershof con.vent. bereits das Kaminzimmer für das Pressegespräch vor, bespricht mit dem Cateringservice ein anschließendes Mittagessen im Club, organisiert zielstrebig die letzten Details für den Abendempfang. Dann ein Hilferuf aus dem Einstein-Kabinett. Zu dem dort gerade beginnenden Vortrag sind mehr Teilnehmer gekommen als angemeldet waren. Schnell müssen zusätzliche Stühle bereitgestellt und die Klimaanlage entsprechend reguliert werden.

Moderne Räume
Was für den Besucher von außen so ruhig abläuft, erfordert viel und rechtzeitige Koordination hinter den Kulissen. Insgesamt 1.000 Quadratmeter modern ausgestattete Veranstaltungsfläche, flexibel variierbar von 20 bis über 400 m2 gehören zum Leistungsangebot des Adlershof con.vent. in der Rudower Chaussee 17. Dazu kommen repräsentative Räume in den Innovationszentren des Wissenschafts- und Wirtschaftsstandortes. Von der internationalen Kongressmesse über Workshops bis zum Unternehmensjubiläum bieten die Räume für jeden Anlass das passende Ambiente. Bereits Tage und oft Wochen vorher werden die Veranstaltungsprogramme aufgestellt, Transporter und Techniker bestellt, die kulinarische Versorgung und die Ausgestaltung der Räume geplant, auf Wunsch Hotelzimmer sowie Busse reserviert und Rahmenprogramme wie Führungen oder Abendveranstaltungen organisiert, Straßensperrungen beantragt usw., »last minute«-Änderungen dabei immer einkalkulierend. Auch Sonderwünsche werden ermöglicht.

Damit das attraktive Adlershofer Veranstaltungsangebot auch über die Standortgrenzen hinaus bekannter wird, sind verschiedene Eventagenturen eingeladen sich davon ein Bild zu machen, wenn es am 21. April in Adlershof heißt: »Schauplatz Zukunft«.

Gegen 22.00 Uhr hat der letzte Gast das Haus verlassen. Alles ist reibungslos gelaufen. Geschafft, aber zufrieden schließt das Veranstaltungsduo die Türen.

Kontakt:
Elke Krettek
Tel.: 6392-2295
E-Mail: krettek(at)wista.de

Silvana Schneider
Tel.: 6392-2207
E-Mail: schneider(at)wista.de