Das Eventlabor
Adlershofer Veranstaltungsdienst lässt keine Wünsche offen
Von drinnen dringen Unterhaltung am Buffet und Live-Musik auf die von Fackeln erleuchtete Terrasse: Ein Fest in Adlershof. Für dessen reibungslosen Ablauf ist Silvana Schneider zuständig: Wenn die anderen feiern, hat sie zu tun, überwacht, ob die Zeit der Vorbereitung auch tatsächlich in einen geglückten Ablauf mündet. Silvana Schneider leitet „Adlershof con.vent.“ – eine Wortschöpfung aus „Conferences“ und „Event“ -, den Veranstaltungsdienst der WISTA-MANAGEMENT GMBH.
Sie ist mit dem Standort „aufgewachsen“: Seit 15 Jahren arbeitet sie für die WISTA-MG, hat mehrere Abteilungen durchlaufen, bevor sie 2002 im Veranstaltungsmanagement landete und daneben das Studium zur Diplom-Eventmanagerin absolvierte. „Man kennt die Strukturen und Netzwerke am Standort“, sagt Silvana Schneider.
Die Konferenz der Zeitschrift „Technology Review“ am 21. Mai unter dem Titel „Spin-off – Wie Forscher zu Unternehmern werden“ ist derzeit ein wichtiges Datum auf ihrem Kalender. Mit Spin-offs schaffen Forscher den Transfer von Laborwissen in die Wirtschaft. Die Veranstaltung, mit Bundesbildungsministerin Annette Schavan als Referentin, will dazu beitragen, den Rückgang von Ausgründungen in Deutschland aufzuhalten.
Mit diesem Termin ist wieder einmal die Wahl für den Ort einer großen Veranstaltung auf Adlershof gefallen: das Organisationsteam rund um Silvana Schneider steckt mitten in den Vorbereitungen. „Alltag gibt es nicht“, sagt die Eventmanagerin. Wenn im Haus ein Termin stattfindet, fängt ihr Tagesablauf mitunter um sieben Uhr mit dem Herrichten der Räumlichkeiten an, den Technikaufbauten, dem Catering, damit alles fertig ist, wenn der Kunde um neun oder zehn Uhr eintrifft.
Zuvor galt es den Kunden zu beraten: Etwa, welche Räumlichkeiten er anmieten könne – vom Kaminzimmer mit Clubatmosphäre über die einzelnen Kabinette, die sich mit flexiblen Wänden nach Bedarf vergrößern oder verkleinern lassen, bis hin zum Bunsensaal, der 400 Gäste fasst. Die sieben Räume sind zwischen 30 und 420 Quadratmeter groß, dazu kommt die 750 Quadratmeter große Terrasse.
Betreuung wird beim con.vent. großgeschrieben. „Wir wollen, dass sich die Gäste wohl fühlen und natürlich wiederkommen“ sagt Schneider, deshalb ist das con.vent.-Team oft rund um die Uhr im Einsatz. Um alles einfach erscheinen zu lassen, ist viel Vorbereitung nötig, müssen alle Gewerke zusammenspielen. Wichtig ist Silvana Schneider, dafür auch Anbieter am Standort ins Boot zu holen: Floristen, Caterer, Firmen für Bühnen-Setups.
Was Adlershof für Veranstaltungen so attraktiv macht? „Sicherlich der interessante Mix von Firmen und Instituten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Medien und die sich daraus ergebenen Synergien.“ Daneben hat con.vent. mit unterschiedlichen Standorttouren ein interessantes Rahmenprogramm im Angebot. Und so ganz nebenbei: „Man muss bei abendlichen Veranstaltungen nicht auf das Ruhebedürfnis von Anrainern Rücksicht nehmen.“ ergänzt Schneider.
80 Prozent der Kunden kommen von außerhalb, aus ganz Deutschland und das schon mit großer Regelmäßigkeit. „Das ist klassisches Empfehlungsmanagement“, sagt Organisatorin Schneider. Manches wird ein Jahr im Voraus geplant, kleinere Meetings müssen innerhalb eines Tages organisiert werden. Wichtigstes Ereignis bisher war eine internationale Tagung der OECD, für eine andere Veranstaltung musste eine Live-Übertragung nach Fernost installiert werden.
Derzeit bereitet Silvana Schneider die Sommerfeste diverser Firmen für bis zu 3000 Teilnehmer vor. Das Sommerfest des Forums Adlershof e. V. am 29. August wird komplett von con.vent. organisiert: Das beginnt mit der Suche nach einem Motto (diesmal ist es „Asien“), dem Ansprechen von Sponsoren und geht über das Erstellen von Plakaten und Einladungen bis zum Buchen von Künstlern sowie der Entgegennahme von Bestellungen. „Von der Überlegung her beginnt die Vorbereitung des nächsten Sommerfestes, wenn die Lichter des diesjährigen ausgehen“, sagt Schneider. Die Veranstaltungsplanungen in ihrem Büro laufen bis ins Jahr 2010.