Datenschutzerklärung zur Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Die WISTA Management GmbH nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der Meldestelle von Ihnen erheben und wie wir sie verwenden. Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften stellen wir durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.
Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die
WISTA Management GmbH
Rudower Chaussee 17
12489 Berlin
Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist unter datenschutz(at)wista.de zu erreichen.
Zur Bearbeitung einer Meldung hat die WISTA Management GmbH eine Meldestelle eingerichtet. Telefonate werden vertraulich und anonym behandelt.
Ihre Meldungen können Sie an folgende E-Mail richten: meldestelle(at)wista.de.
Sie erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung. Über die betroffenen Maßnahmen werden Sie innerhalb von 3 Monaten informiert. Bei länger andauernden Vorgängen erfolgt dies bis zu 6 Monaten.
Personenbezogene Daten
Grundsätzlich ist die Nutzung der Meldestelle – soweit rechtlich zulässig – ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sie können jedoch im Rahmen des Hinweisgeberprozesses freiwillig personenbezogene Daten bekanntgeben, insbesondere Angaben zu Ihrer Identität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Grundsätzlich erfragen und verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 der DSGVO, bspw. Informationen zur rassischen und/oder ethnischen Herkunft, religiöser und/oder weltanschaulicher Überzeugung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexueller Orientierung. Jedoch können freiwillig solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen bekanntgegeben werden.
Der von Ihnen gegebene Hinweis kann darüber hinaus personenbezogene Daten Dritter enthalten, auf die Sie sich in Ihrem Hinweis beziehen. Betroffene Personen erhalten die Möglichkeit, sich zu den Hinweisen zu äußern. In diesem Fall werden wir die betroffenen Personen über den Hinweis informieren. Auch in diesem Fall ist Ihre Vertraulichkeit gewahrt, da der betroffenen Person – soweit rechtlich möglich – keine Angaben zu Ihrer Identität gemacht werden und Ihr Hinweis so verwendet wird, dass Ihre Anonymität nicht gefährdet ist.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Meldestelle ermöglicht es Ihnen, mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz zu melden.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen über die Meldestelle gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Rückfragen an Sie haben. Dafür nutzen wir ausschließlich die Kommunikation über die Meldestelle. Hierbei steht für uns die Vertraulichkeit der von Ihnen gemachten Angaben an erster Stelle.
Die entsprechende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig aufgrund Ihrer bei der Meldung über das Hinweisgebersystem erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a Europäische Datenschutzgrundverordnung, DSGVO).
Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Darunter fallen insbesondere Meldungen von straf-, wettbewerbs- und arbeitsrechtlich relevanten Sachverhalten. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch die Meldestelle ist zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG).
Schließlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen innerhalb des Unternehmens, zur Überprüfung der internen Prozesse auf ihre Rechtmäßigkeit und zur Wahrung der Integrität des Unternehmens.
Zudem verwenden wir ihre personenbezogenen Daten in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken.
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken zu verwenden. Andernfalls werden wir vorgängig eine entsprechende Einwilligung bei Ihnen einholen.
Weitergabe der personenbezogenen Daten
Das Unternehmen ist national tätig. Eine Einsichtnahme der gespeicherten Daten ist ausschließlich durch speziell hierfür autorisierte Personen innerhalb des Unternehmens möglich. Soweit dies zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks erforderlich ist, können auch speziell autorisierte Personen zur Einsichtnahme berechtigt sein. Alle zur Einsichtnahme autorisierten Personen sind ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Zur Erfüllung des hiervor genannten Zwecks kann es zudem erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen wie Anwaltskanzleien, Straf- oder Wettbewerbsbehörden, inner- oder außerhalb der Europäischen Union übermitteln.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten gruppenintern oder extern weitergeben, wird mittels interner Datenschutzregelungen und/oder entsprechender vertraglicher Vereinbarungen ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt. In sämtlichen Fällen verbleibt die Verantwortung zur Datenverarbeitung beim Unternehmen.
Dauer der Speicherung
Zur Erfüllung der im Abschnitt „Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung“ dargelegten Verpflichtungen und Aufgaben werden die personenbezogenen Daten nach Vorgaben des § 11 Abs. 5 HinSchG für einen Zeitraum von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens gespeichert. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Ihre Rechte
Wenn Sie personenbezogene Daten angegeben haben, haben Sie jederzeit ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) der personenbezogenen Daten. Sie können die Verarbeitung zudem einschränken (Art. 18 DSGVO) oder ihre Übermittlung an eine andere verantwortliche Stelle verlangen.
Des Weiteren haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.
Diese Rechte machen Sie durch eine formlose Mitteilung an die Verantwortliche oder unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten geltend. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Auf Verlangen informieren wir Sie über diese Empfänger.
Schließlich steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Externe Meldestelle des Bundes
Alternativ können Sie einen Verstoß nach dem Hinweisgeberschutzgesetz auch bei der externen Meldestelle des Bundes (Bundesamt für Justiz) melden: www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
Kontakt für Hinweisgeber
Bitte richten Sie Ihre Hinweise an folgende E-Mail-Adresse: